Time Management: come organizzare le priorità per essere più produttivi
– Dalla rubrica di Annalisa Milani, “Il filo delle relazioni” –
Nel nostro ultimo appuntamento con la rubrica “Il filo delle Relazioni’ abbiamo visto che curare il proprio benessere in una vita sempre più connessa, non vuol dire prendersi dei momenti di social o digital detox quanto piuttosto lavorare a piccoli passi verso un cambiamento di paradigma per affiancare al perfetto work life balance anche un corretto tech-life balance. La domanda che ora pongo è: come si incastra in questa incessante ricerca di equilibro il famoso Time Management, ossia la nostra capacità di gestire il tempo?
Cosa vuol dire Time Management?
Alzi la mano chi almeno una volta nella vita ha detto “Non ho tempo”, “Sono troppo impegnato per riposarmi”, “Mi servirebbe una giornata di 48h, anzi anche 72h per fare tutto quello che devo”, “È difficile bilanciare lavoro e vita privata, devo cercare qualche metodo per gestire meglio il tempo”. Questo perché siamo sempre più ossessionati dal rendere la nostra giornata produttiva.
È qui che entra in gioco il time management, ossia quella disciplina di pianificazione e controllo che permette di ottimizzare la gestione del tempo, aumentare la produttività, l’efficienza e l’efficacia dei processi operativi. La società di oggi ci chiede di essere il più produttivi possibile nel minor tempo possibile, la contingenza economica del nostro Paese ci impedisce di essere ricchi come una volta a parità di tempo, le enormi risorse tecnologiche e digitali ci portano a volere tutto e subito.
Il concetto di time management inizia a diffondersi con la Rivoluzione Industriale, evolvendosi poi nel tempo fino a raggiungere la nozione moderna di gestione del tempo. In una società in cui le fonti di distrazione sono sempre in agguato e la soglia dell’attenzione media è di appena 9 secondi, ecco che la gestione del tempo è una vera e propria soft skill che può fare la differenza e aiutare a smettere di procrastinare soprattutto in ambito lavorativo.
Il time management, quindi, è solitamente associato a quella skill, quell’abilità, che si focalizza sulla pianificazione della quantità o della distribuzione del tempo da spendere in attività specifiche, molto spesso con l’obiettivo di aumentare l’efficacia e/o l’efficienza. Sostanzialmente fare più cose possibili in meno tempo possibile. È un processo di pianificazione che può essere applicato a tutti i campi della vita.
Vivere in un ambiente sociale ed aziendale in continua evoluzione rende indispensabile gestire il tempo in modo da raggiungere un equilibrio sostenibile nel tempo. Ma siamo sicuri che per migliorare la gestione del proprio tempo e ridurre la pressione dello stress basti studiare e fare propri metodi come la Matrice di Eisenhower, il principio di Pareto, la tecnica del Pomodoro, i metodi ABC, Timeboxing, SMART e così via?
Produttività vs. Priorità
Troppo spesso crediamo che imparare a ‘gestire bene’ il nostro tempo voglia dire diventare dei Master Trainer della produttività illudendoci di poter essere come dei robot che ‘fanno cose in modo autonomo’. Iniziamo a smantellare questa errata credenza. Trovare il proprio equilibrio, nell’ottica dell’agognato life balance, vuol dire capire cosa ci deve essere all’interno delle nostre giornate, quindi per esteso nelle nostre vite, per essere realmente soddisfatti.
Relazioni, lavoro, salute, finanze, benessere, spiritualità, crescita personale: pensiamoci un pò, di quante aree si compone la nostra vita? Quanti ruoli diversi assumiamo ogni giorno? Ecco, combinare con la consapevolezza di cosa è per noi più importante tutti questi elementi che fanno parte della nostra vita è il vero senso del Life Balance, quello che ci permette di definirci in equilibrio.
Ancora una volta, quindi, l’esercizio che dobbiamo fare ci impone di sovvertire un paradigma: oltre la produttività, stabilire le nostre priorità per essere sempre in sintonia con i nostri obiettivi, che sono il vero faro che illumina ed ispira la nostra strada, diversi per ognuno di noi.
Riconoscere il proprio valore
A chi non è successo di farsi un’auto-analisi e sentirsi sconfortato/a, fuori focus, lento/a o indietro rispetto agli altri. Ma su quali basi? Rispetto a quali metriche o principi, gli altri sono migliori di noi? Guardiamo gli altri intorno a noi, spesso attraverso i social, e pensiamo subito a quanto riescano a fare più cose di noi,
ottengano più riconoscimenti, riescano a dividersi perfettamente tra amici e divertimento, sono bravissimi a farlo mentre noi sempre in affanno.
Ancora una volta, quando siamo assaliti da questi vortici di ansie, sbagliamo il punto di vista: ognuno è nel suo tempo e ha i suoi obiettivi. Il treno passa davvero una sola volta? No. Lo stesso treno passa in più stazioni e in una stessa stazione passano più treni. L’opportunità giusta, quella che ti svolta la vita, arriva a chi sa vederla. E chi sa vederla è chi è consapevole del proprio valore, è focalizzato su se stesso, ha ben chiare le proprie priorità.
Stabilire le priorità come chiave del benessere
Imparare a stabilire le priorità va oltre una corretta gestione del tempo. Stabilire le priorità significa imprimere una direzione alla propria vita, chiarire i propri valori e gli obiettivi, ricordarsi cosa è importante e cosa è meglio rimandare o addirittura lasciar andare. Perché chi riconosce e tiene sempre ben in mente ciò che è davvero importante, instaura relazioni migliori, vive meglio nell’ambiente lavorativo e gode di un maggiore sviluppo emotivo.
Perché troviamo così difficile imparare a stabilire le priorità? La risposta è semplice: perché viviamo costantemente in ansia, preoccupati. La nostra mente va molto più veloce della vita perché si sente sopraffatta, sotto pressione. Vogliamo raggiungere tutto, soddisfare tutti, risolvere tutto. Quando chiudiamo gli occhi la sera, troppo spesso, lo facciamo con la mente già proiettata alle milioni di cose da fare il giorno dopo.
Imparare a gestire bene il tempo e le priorità, quindi, non è un obiettivo che si raggiunge attraverso un semplice strumento. Non è sufficiente stilare infinite ‘liste To Do’. Imparare a stabilire le priorità va di pari passo con lo sviluppo personale. Implica la creazione di una mente più concentrata, in grado di riconoscere le opportunità secondo i propri obiettivi (lavorativi, personali, relazionali, spirituali e così via). Significa padroneggiare le emozioni per far crescere la motivazione.
Concludo citando una frase di Friedrich Nietzsche, rispolverata recentemente dal coach e formatore Marco Delle Fontane: “Chi ha un perché abbastanza forte.. può superare qualsiasi come”.