Gestione del tempo, strategie per essere efficienti e produttivi
– Articolo di Elisa Mercanti –
“Non troverai mai per caso il tempo per fare le cose. Se ti serve tempo, devi riuscire a creartelo” (Charles Buxton). Mi appello ad una frase celebre di questo noto filantropo, poiché negli anni della mia formazione universitaria è finito per diventare il mio mantra quotidiano. Quante volte a fine giornata ci ritroviamo a stilare il bilancio delle cose fatte in posizione di netta minoranza con tutte quelle cose che invece avremmo voluto fare, ma che per svariati motivi non abbiamo avuto tempo di fare? Siamo noi che vogliamo fare troppe cose in un solo giorno oppure non siamo semplicemente riusciti ad organizzarci al meglio? Possiamo sfatare subito un mito con cui spesso ci si trova a dover fare i conti: non si può riuscire a fare tutto in una giornata, non ancora perlomeno!
Mi spiego meglio, in una giornata possiamo/dobbiamo fare molte cose, alcune di vitale importanza per la nostra condizione umana e altre imminenti per le nostre rispettive situazioni professionali e accademiche, vorremmo riuscire a farle tutte. Nel caso di riuscita ci sentiamo delle persone invincibili, ma ecco una domanda: per riuscire nel nostro intento, siamo davvero sicuri di non avere sprecato del tempo fondamentale che avremmo potuto sfruttare diversamente?
A volte il tempo ci sembra inesauribile, soprattutto quando il lasso temporale per portare a termine un compito è molto lontano dall’immediato presente, ma come ben sappiamo, il tempo passa, ogni giorno svanisce e alla fine ci si rende conto di non averne più così tanto a disposizione e ci sentiamo nel baratro di scartoffie, scadenze e chat intasate di messaggi. In situazioni di questo tipo si comincia a ripensare alle dinamiche del nostro lavoro e dei nostri impegni , tirando le somme ammettiamo che forse sarebbe stato più saggio utilizzare al meglio il tempo che avevamo con una buona organizzazione e gestione. Proviamo a definire il cosiddetto tempo sprecato, non è altro che un lasso temporale che una volta investito non ci riconduce a una situazione di benessere, né per noi, né per gli altri, né ad una situazione che ci faccia crescere e per cui ne valga effettivamente la pena.
Come poter essere più attenti e produttivi, piccoli accorgimenti usuali
Riconoscere la priorità dei compiti : bisognerebbe iniziare stabilendo la priorità delle azioni da dover svolgere togliendosi subito le mansioni più importanti e quelle che richiedono un maggiore tempo di svolgimento. Se non si riesce a dedicare un blocco temporale unico si può anche tornare a più riprese sullo stesso compito, spacchettando l’arco temporale a disposizione. Il mattino ha l’oro in bocca: la buona abitudine di alzarsi presto porta molti giovamenti, sia a livello fisico che a quello mentale, inoltre è considerata una delle abitudini vincenti per rientrare nella tabella di marcia.
Impara a dire NO: vorremmo poter dire di si ad ogni cosa che ci viene chiesta, siamo accondiscendenti e servili nel portare a termine anche i compiti aggiuntivi, ma così facendo aggiungiamo un pezzettino ad ogni nuova lista di cose da fare. Dire di no è molto difficile, ma a volte dobbiamo saper riconoscere quando è arrivato il momento di dirlo, ne guadagneremo anche in autostima. Trova ciò che ti fa perdere tempo: si chiama tecnica dell’imbuto rovesciato, si tratta di stilare una lista di attività e individuare quelle che ci fanno sprecare il nostro prezioso tempo non producendo alcun beneficio. Si tratta di imparare ad usare il poco tempo a disposizione facendolo fruttare, dall’altra parte dell’imbuto usciranno maggiori risultati positivi.
Time management: si parla sempre più spesso di una strutturazione sistematica di una serie di strategie e di pratiche volte alla realizzazione di specifiche attività, progetti e obiettivi dentro un determinato lasso di tempo. Inoltre grazie agli strumenti elettronici su Pc e smartphone possiamo automatizzare alcuni compiti che non richiedono l’utilizzo della nostra capacità intellettiva e creatività. Non sei da solo, chiedi aiuto: l’unione fa la forza, e aprirsi all’altro si rivela essere sempre una ricchezza, insomma, due braccia in più fanno sempre comodo! Quando sentiamo di stare per essere sommersi ricordiamoci di chiedere aiuto a persone competenti o di cui semplicemente ci fidiamo, chiedere una mano è sinonimo di maturità e consapevolezza.
I tempi morti sono importanti: pensateci, quante cose si sarebbero potute fare in quel momento in cui vi stavate logorando la mente davanti all’interminabile fila dal dottore o nel tragitto dell’autobus immerso nel delirante traffico cittadino? Ogni piccolo attimo di potenziali situazioni morte come quelle può cambiare, ma dobbiamo essere noi a volerlo.
Come applicare i nuovi metodi per arginare il problema
Proviamo a non usare le to-do list: può sembrare scontato, ma stilare le attività e metterle in fila di svolgimento potrebbe solo trasformare le nostre attività in cose infattibili aumentano il nostro carico di stress. Ci si può affidare ad un calendario suddiviso in fasce temporali, in tale modo dovremmo avere un’idea più precisa dei compiti da dover svolgere. Agisci ora, non aspettare: quante volte ci troviamo a procrastinare di fare una cosa, rimandiamo ad un secondo momento poiché in quel momento siamo passivi, ma a volte è proprio per questo che dovremmo invece rimboccarci le maniche e metterci sotto, chiediamoci: se non ora, quando?
Eccessivo perfezionismo? No grazie!: in alcune situazioni vorremmo riuscire a migliorare anche ciò che non è migliorabile ottenendo solamente un ritardo nelle consegne. La cosa più sensata da fare in questi casi è fare del proprio meglio, accontentarsi dei risultati raggiunti e rimandare ogni aggiustamento in seguito, altrimenti si rischia il blocco. Evita gli straordinari: la nostra concentrazione e il nostro livello di energia a disposizione non è illimitato, superato un tot di ore di lavoro e una certa fascia oraria abbiamo bisogno di ricaricarci e di liberare la mente, altrimenti si rischia di essere improduttivi e sprecare il tempo.
Il segreto della prima ora: se desideriamo essere davvero produttivi dobbiamo fare molta attenzione alla nostra prima ora di lavoro o di studio e incasellare le attività da svolgere in tre categorie: attività importanti ma non urgenti, attività impegnative e lunghe, attività importanti e urgenti. Time boxes: la strategia delle “scatole di tempo” viene praticata nel project management, in cui un obiettivo viene ritenuto conseguito solo se si fissa una scadenza, per farlo si è quindi spronati a dover programmare la quantità di tempo da dover impiegare per ogni singola attività, finito poi ogni singolo time box si può tornare a dedicarsi a ciò che più ci piace.
Organizzazione del tempo, utopia o realtà?
Molto spesso ciò che va cambiato è proprio il nostro atteggiamento nei confronti del tempo, quando ci rendiamo conto del problema potrebbe rivelarsi utile osservare chi riesce a gestirlo meglio di noi e ad ottenere migliori risultati nel minor tempo possibile. Il time management è un’abilità da dover conoscere, sviluppare e coltivare, ma in prima battuta è una modalità di pensiero e azione. Sarebbe bene riuscire a valutare il tempo che usiamo e che sprechiamo, in ottica preventiva dovremmo valutare anche eventuali imprevisti che potrebbero frapporsi lungo il nostro cammino, valutando anche la durata di ogni attività da dover svolgere.
Il lavoro, lo studio, la cura della casa, gli hobby, le attività sui social media: conciliare tutto può rivelarsi la più difficile delle sfide, sembra quasi che ci avvolgano come un cappio al collo in una spirale di stress e di caos da cui non riusciamo più a liberarci. Ma, esiste un modo per sconfiggere tutto ciò e non lasciarci sopraffare dalla routine: imparando ad organizzare le nostre attività e il tempo a disposizione possiamo riuscire a fare un po’ di tutto, nella nostra vita professionale e non. E, anche se può sembrare utopico, un perfetto time management è possibile.